各二级学院：

根据《南宁职业技术学院学生档案管理办法》（南职院发〔2020〕58号）精神，现就做好2020级学生档案归档工作有关事宜通知如下：

一、档案归档内容

（一）高中档案：学籍卡、成绩单、中学毕业生登记表及其他须归档材料。

（二）军训考核表或免训材料。

二、归档流程及方法

（一）新生档案收集整理

1.各二级学院学生档案工作负责教师在2020年12月25日前到学校服务中心207办公室领取本学院2020级南宁职业技术学院学生学籍档案袋，并组织学生根据《2020级学生学籍档案编号表》（见附件1）按一名学生一个学籍档案袋将学生个人信息誊写到学籍档案袋上，抄写务必要字迹整洁、清晰，无涂改。

2.学生档案负责教师把已编写学生信息的学籍档案袋交给2020级辅导员、班主任分装归档材料。

3.各班辅导员、班主任把收集整理的归档材料分装到学生学籍档案袋，切记同类材料须归类装订，装订应遵循装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。

4.归档材料收齐后，以班为单位将学籍档案袋按学号从小到大排序（包括无档案材料的学籍档案袋），填写纸质的《2020级学生中学学籍、军训考核材料上交情况登记表》（附件2）两份。

（二）档案材料检查核对

1.档案内容必须齐全、完整，要有出具材料单位加盖的公章。

2.档案未到、档案材料不全的，移交表上要注明原因并通知学生补齐。

3.入学前与入学后名字不同的学生要上交户口本本人页复印件。

三、归档注意事项

（一）不接收已开封的档案，原高中学校密封后方可接收。

（二）未注册、未报到的新生档案不需移交。

（三）不属于归档内容的，不应放入档案袋归档。

（四）归档材料在装入档案袋时要注意检查，避免张冠李戴。

四、材料上交时间、地点

各班于2021年1月6日前将按序排放的学生档案、按要求填写的登记表两份送到学校服务中心207办公室办理移交。经核对无误，双方在登记表上签字，一份交档案室，一份自留备查。

五、工作要求

（一）辅导员、班主任在拆阅本班学生中学学籍档案时，必须做好学生个人档案信息保密工作。

（二）各二级学院做好档案归档督办工作，以确保2020级学生档案归档工作按时、按质完成。

附件：1.2020级学生学籍档案编号表

     2.2020级学生中学学籍、军训考核材料上交情况登记表

学生工作部（处）

2020年12月18日